Professioneel VvE-Beheer
Digitaal Vergaderen
Digitale Algemene Ledenvergadering
Het Bestuur is verplicht om minstens één keer per jaar een Algemene Ledenvergadering (ALV), te organiseren. Als het bestuur een digitale vergadering wil houden, moet dit bij de uitnodiging voor de ALV vermeld worden. Het is van belang dat de oproepingstermijn, zolas bepaald in het splitsingsreglement, in achte te nemen en dat leden een heldere en nauwkeurige beschrijving krijgen van de procedure inzake de digitale algemene vergadering.
De voorzitter van de vergadering is tijdens de ALV verantwoordelijk voor het goed en efficiënt laten verlopen van de ALV. Digitaal vegaderen betekend niet perse Videovergaderen. Het digitaal vergaderen kan met of zonder videovergadering gehouden worden.
Als de beheerder gebruikt maakt van Gate Property Management Software heeft de VvE alle nodige functionaliteit ter beschiking om een ALV digitaal te organiseren en te houden, inclusief Videovergadering tools.( zie GatePMS Handleiding) Het kan volledig digitaal of een mix van digitaal en een fysieke vergadering worden. Op deze manier kan iedereen die verhinderd is of verkiest niet fysiek aanwezig te zijn toch aan de vergadering deelnemen. Ervaring leert dat de mogelijkheid om digitaal te vergaderen de betrokkenheid van leden bij de VvE verhoogt.
Om digitaal te kunnen vergaderen moet uw VvE-beheerder in overleg met het VvE bestuur dit mogelijk maken. Uiteindelijk beslist de ALV als vergaderingen digitaal of op locatie gehouden zullen worden
Leden inbreng tijdens de veragdering
Voorafgaand aan een vergadering kunnen leden agendapunten voorstellen of vragen stellen die tijdens de vergadering behandeld moeten worden. Alles wat tijdens de ALV wordt besloten, moet in de vergaderagenda worden opgenomen. Vragen kunnen gesteld worden tijdens een videoconferentie. Deze kunnen via de chat worden verzonden of persoonlijk worden opgevraagd. De host kan de vraag lezen of iemand toestaan dit zelf te doen.
Stemmen uitbrengen
Om digital te kunnen stemmen moet een VvE-lid toegang hebben tot het ledenportaal of gebruik maken van een App op een mobile apparaat. Een andere optie is om voor de vergadering een stembiljet in te vullen en aan de bestuur/beheerder te versturen. In GatePMS beide opties zijn beschikbaar en kan gestemd worden voor of tijdens de vergadering, afhankelijk van de ALV-instellingen.
Het is belangrijk dat de stemming veilig gebeurt en dat goed geregistreerd wordt. De uitslagen kunnen tijdens de vergadering of via de notulen na afloop gepubliceerd worden. Het is afhankelijk van hoe de vergadering wordt gehouden.
Ten sloot
Digitaal vergaderen is niet nieuw en sommige VvE's gebruiken het al jaren. De meeste hebben noodgedrongen kennis meegemaakt tijdens de Corona epidemie. Wat voor vele een uitkomst blijkt te zijn wordt door andere gezien als een “probleem”, vooral als niet in hun belang is dat meer leden bij betrokken worden bij besluiten die genomen worden tijdens de ALV.
Het digitaal vergaderen heeft inmiddels bewezen dat het werk, mits goed geregeld. Om succesvol te kunnen digitaal vergaderen is de gebruikte software van groot belang. Een goed softwarepakket integreert alle ALV-processen optimaal en is gebruiksvriendelijk. Van het opstellen van de ALV-agenda en het uitnodigen van leden tot het uitbrengen van stemmen en notuleren. Wel of niet samen met en betrouwbare en veilige videovergadering tool.
GatePMS biedt al jaren een digitaal vergaderingsmodule aan en had in Maart 2020 een volledig geïntegreerde videovergadering oplossing beschikbaar.