MijnVvE Handleiding

Videovergadering

Inleiding

Om in deze tijd toch een vergadering te kunnen houden, heeft uw beheerder een videovergadering omgeving voor uw VvE ingericht. Het Gate videovergadering omgeving wordt hiervoor gebruikt. Een videovergadering wordt door de beheerder aangemaakt. Je hebt geen account nodig en kunt als lid direct deelnemen.

Deze handleiding is gemaakt voor VvE-leden die willen deelnemen aan een videovergadering. Je leest hier hoe je je computer, smartphone of tablet daarvoor inricht. Om de bijeenkomst goed te laten verlopen en om de kwaliteit van de verbinding optimaal te houden, vragen we de deelnemers deze handleiding door te nemen en de spelregels te volgen. We zijn dit allemaal nog aan het ontdekken en de procedures zullen dan ook naar bevind van zaken worden uitgebreid of bijgesteld.

Algemeen

Er zijn twee mogelijkheden voor video vergadering:

  1. Vergaderingen waarbij alleen de host te horen en te zien is.
    De deelnemers laten daarbij audio en video uitgeschakeld en kunnen tijdens deze bijeenkomst m iddels de chat-mogelijkheid vragen stellen. Deze vorm wordt gebruikt voor het geven van presentaties aan de leden.
  2. Vergaderingen waarbij zowel de host als de deelnemers te horen en te zien zijn.
    Deze kan uitsluitend worden gebruikt voor video vergaderen met maximaal 10 deelnemers en is strenge regels verbonden.
Om deel te kunnen nemen aan een video vergadering is het van belang het apparaat dat wordt gebruikt goed in te stellen vóórdat de vergadering begint. De ervaringen tot dusver zijn dat gebruik van een al niet te oude laptop of tablet vrijwel probleemloos werkt. Eenmaal goed ingesteld werkt het met PC's ook prima!

Gebruikmaken van "MijnVvE" leden portaal

  1. Gebruik Chrome, (nieuwste) EDGE of Firefox als browser.
  2. Log in "MijnVvE" portaal
  3. Ga naar de module "ALV" en klik op de ingeplande vergadering
  4. In het blokje "Deelnemen" kunt u zich aanmelden. Daarna klik op "VIDEOVERGADEREN".(indien van toepassing)
  5. Er wordt een nieuwe browser venster geopend en uw toestemming wordt gevraagd om uw microfoon te mogen gebruiken. Geef die toestemming, je kunt dit in de app weer uitzetten.
  6. Er wordt ook toestemming gevraagd om uw webcamera te mogen gebruiken. Geef die toestemming, je kunt dit in de app weer uitzetten.

De voorbereidingen zijn nu afgerond en je bent gereed om deel te nemen.

Gebruiksklaar maken laptop of PC van de deelnemer - Windows

  1. Gebruik een bekabelde verbinding. Gebruik WiFi als het echt niet anders kan. Gebruik in die situatie indien mogelijk 5Ghz i.p.v. 2,4 Ghz. Let er bij gebruik van WiFi op dat er geen andere toepassingen of andere gebruikers actief zijn die internet gebruiken.
  2. Zorg dat Windows up-to-date is om te voorkomen dat Windows tijdens een presentatie een update start.
  3. Camera en Microfoon.
    Bij presentaties is alleen de presentator te zien en te horen. De overige deelnemers kunnen reageren via Chat. Camera en Microfoon moeten daarom worden uitgezet.
    Zie hieronder “I” en “K”.

Gebruik: beeldscherm:

  1. A = Logo GateSoft
  2. B = Vergaderingsnaam (VvE KvK-nummer)
  3. C = Aantal deelnemers
  4. Gebruikte resolutie
  5. Eigen gegevens (aan/uit microfoon/camera, host = sterretje)
  6. Scherm delen (alleen voor de host)
  7. Handopsteken (deelnemer klikt hierop om een vraag te kunnen stellen –vergadering)
  8. Chatbox openen (voor deelnemer en presentator die de vragen afhandelt - presentatie)
  9. Microfoonschakelaar: aan/uit
  10. Vergadering verlaten
  11. Cameraschakelaar: aan/uit
  12. Tegel-schakelaar (wijzigt beeld in tegels)
  13. Instelling beeld
  14. Meer opties

Deelnemers aan een digitale bijeenkomst hoeven de instellingen onder optie "n" (Meer acties) niet aan te passen.

Gebruiksklaar maken tablet en smartphone

Android

  1. Gebruik Chrome, (nieuwste) EDGE of Firefox als browser.
  2. Klik op de vergadering link die je hebt ontvangen (https://gm.gatesoftware.nl/(VvE KvK nummer) en wacht totdat er een nieuwe pagina verschijnt waarop staat dat je de mobiele app nodig hebt om deel te kunnen nemen aan de vergadering.
    Heb je de app al geïnstalleerd, druk dan op "Doorgaan naar de app".
  3. Klik op de knop "De app downloaden".
    De app-store wordt nu geopend, installeer de Jitsi-Meet app.
  4. Open de app nadat hij is geïnstalleerd.
  5. Er wordt toestemming gevraagd om uw microfoon te mogen gebruiken. Geef die toestemming, je kunt dit in de app weer uitzetten.
  6. Er wordt toestemming gevraagd om uw webcamera te mogen gebruiken. Geef die toestemming, je kunt dit in de app weer uitzetten.
  7. In een klein scherm wordt gevraagd om de weergavenaam in te voeren. Deze verschijnt op het scherm in een tegel. Toets de gewenste weergavenaam in en druk daarna op "OK". Je bent nu in de "kamer" waar de presentatie wordt gegeven.

De voorbereidingen zijn nu afgerond en je bent gereed om deel te nemen.

IOS (iPad)

  1. Ga naar de App store en zoek op "Jitsi"
    Op het scherm verschijnt de app “Jitsi-Meet”. Heb je de app al geïnstalleerd, druk dan op "Doorgaan naar de app" en ga verder met punt 4 hieronder
  2. Klik rechts op het download symbool en instaleer de app.
  3. Open de app nadat hij is geïnstalleerd.
    Je komt in het scherm waar je de naam van een vergader ruimte kan invoeren.
  4. Klik linksboven op de 3 streepjes en selecteer instellingen.
    Typ je weergave-naam in en eventuel je e-mailadres. Bij Conferentie Server-URL typ je de link https://gm.gatesoftware.nl/
  5. Start met gedempte audio. Druk vervolgens linksboven op het pijltje naar links
  6. In het veld "Ruimte invoeren" geef je de code in die je van de beheerder hebt. Dit is normaliter de KvK-nummer van jou VvE.
  7. Druk nu op de button “Deelnemen”
  8. 11. Bij het binnengaan van de ruimte word je gevraagd om audio en video vrij te geven. Bij een presentatie doe dat niet. Bij de presentatie is alleen de presentator te horen en te zien, deelnemers kunnen door te chatten vragen stellen of reageren. Bij een gewone vergadering geef je de audio en video wel vrij.

De voorbereidingen zijn nu afgerond en je bent gereed om deel te nemen.

Instellingen van de Jitsi Meet app

  1. Start de app
  2. In de hoek linksboven in het scherm staan drie verticale streepjes (Instelllingen).
    Druk hierop, een nieuw menu verschijnt. Kies voor "Instellingen". Het scherm "Instellingen" verschijnt.
  3. Bij "Weergavenaam" staat de naam al die je onder punt 6 (iPadOS) of punt 7 (Android) van "Gebruiksklaar maken Tablet" hebt ingevoerd.
  4. Bij "E-mail" kun je een e-mailadres invoeren. (optioneel)
  5. Bij URL onder "Server-URL" typ je de link https://gm.gatesoftware.nl
  6. 7. "Starten met audio gedempt" en "Starten met video gedempt" staan standaard uit. Dit zijn de juiste instellingen voor een presentatie. Voor een gewone videovergadering zet je beide aan.
  7. 8. Verlaat het scherm "Instellingen" door in de hoek linksboven van het scherm op de pijl te drukken. Je keert terug naar het basis scherm.
  8. 9. In het veld waarin staat "Naam van ruimte invoeren" toets je de KvK-nummer van jou VvE en je bent nu klaar om te vergaderen of een presentatie te volgen.
About Gate

Gate is de professionele software oplossing voor uw VvE beheerwerkzaamheden. Van Relatie- tot Personeel beheer en van Financieel tot Technisch beheer, met het inzicht dat u nodig heeft om slimme beslissingen te nemen. Meer informatie vindt u op onze website